Gelet op de ontwerpnotulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13 maart 2023;
Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
Gelet op het voorinzagerecht;
Na beraadslaging;
De ontwerpnotulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13 maart 2023 zonder opmerkingen goed te keuren.
Overwegende dat de gemeenteraad op 21 december 2020 de toetreding tot de interlokale vereniging deelplatform MIDWEST-LIM heeft goedgekeurd;
Overwegende dat de interlokale vereniging deelplatform MIDWEST-LIM een samenwerking voorziet wat betreft informatieveiligheid en DPO;
Overwegende dat de stad Hasselt beschikt over een team van meerdere DPO's en hierdoor een uitgebreide expertise en redundantie ter beschikking heeft;
Overwegende dat bij raadsbesluit van 14 februari 2022 de heer Niels Diels (DPO stad Hasselt) als DPO en de heer Joon Ravesloot (DPO stad Hasselt) als adjunct-DPO voor OCMW Herk-de-Stad werd aangesteld;
Overwegende de ontvangen communicatie vanwege Stad Hasselt op 07/03/2023 waarbij de aanduiding werd gemeld van mevrouw Regine Van Ackere als nieuwe DPO binnen Groep Hasselt ter vervanging van de heer Niels Diels;
Overwegende de overeengekomen afsprakennota voor uitwisseling personeelsleden van de Interlokale Vereniging deelplatform MIDWEST-LIM;
Overwegende dat de samenwerking op vlak van DPO voor OCMW Herk-de-Stad een betere scheiding van de GDPR bevoegdheden betekent. Het implementeren van (ICT) maatregelen in het kader van GDPR en de controle hierop dienen volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit gescheiden te gebeuren;
Overwegende dat deze samenwerking de ICT dienst verlicht van de taken van een DPO en dat de verschillende taken met betrekking tot GDPR door de schaalvergroting efficiënter en met bredere specialistische kennis kunnen uitgevoerd worden;
Overwegende dat de stad Hasselt voor de functie van DPO een permanentieregeling heeft waarbij er ook back-up is voorzien ingeval van afwezigheid;
Gelet op de bij dit besluit gevoegde afsprakennota DPO waarin de wijze van samenwerking, taakomschrijving en financiële regeling worden vastgelegd.
Gelet op de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);
Gelet op het Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (e-govdecreet) zoals gewijzigd bij het AVG- en het bestuursdecreet;
Gelet op de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2018 betreffende de functionarissen voor gegevensbescherming, vermeld in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische gegevensverkeer;
Gelet op de Wet van 5 september 2018 art 10 § 5 tot oprichting van het informatieveiligheidscomité en tot wijziging van diverse wetten betreffende de uitvoering van verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG geeft aan dat de identiteit van de functionaris voor gegevensbescherming wordt meegedeeld aan de Kruispuntbank;
Artikel 1.
Mevrouw Regine Van Ackere (DPO stad Hasselt) als DPO voor OCMW Herk-de-Stad aan te duiden ter vervanging van de heer Niels Diels;
Artikel 2.
De heer Joon Ravesloot (DPO stad Hasselt) blijft in functie als adjunct-DPO voor OCMW Herk-de-Stad;
Artikel 3.
Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 mee te delen aan de heer Provinciegouverneur terwijl een afschrift van deze beslissing ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan:
Overwegende dat door een wijziging in het Decreet Lokaal Bestuur alle lokale besturen vanaf 2 maart 2023 verplicht een deontologische commissie moeten oprichten, en dit zowel voor de gemeente als voor het OCMW;
Overwegende dat de VVSG een addendum heeft opgesteld voor de lokale besturen om hun deontologische code al te kunnen aanpassen aan de nieuwe regels rond deontologische commissies;
Overwegende dat een nieuwe deontologische code dient opgemaakt te worden bij het begin van de volgende legislatuurperiode en dan volledig aangepast kan worden aan de oprichting van de deontologische commissie;
Overwegende dat de Raad voor Maatschappelijk Welzijn op 9 september 2019 de deontologische code voor mandatarissen heeft goedgekeurd;
Overwegende dat de deontologische code een algemene leidraad is voor lokale mandatarissen om deontologisch correct te handelen tijdens de uitoefening van hun mandaat;
Overwegende dat de deontologische commissie zal toezien op de naleving van de deontologische code; als de deontologische commissie een onderzoek naar een inbreuk op de deontologische code afrondt, brengt ze de Raad voor Maatschappelijk Welzijn op de hoogte van dat onderzoek en van haar advies of uitspraak.
Overwegende dat de bevoegdheden, samenstelling en werking van de deontologische commissie worden bepaald in de deontologische code;
Overwegende dat de lokale besturen zelf de samenstelling, de openbaarheid van de vergaderingen en de werking van de deontologische commissie bepalen;
Overwegende dat deze commissie bestaat minstens uit 1 vertegenwoordiger per fractie uit de gemeenteraad; daarnaast is er ruimte voor onafhankelijke experten die als volwaardige leden kunnen zetelen;
Overwegende dat in dit addendum de voorzitter van de gemeenteraad wordt aangeduid als voorzitter van de deontologische commissie;
Overwegende dat dit addendum een wijziging inhoudt vanaf artikel 30 van de huidige deontologische code zoals goedgekeurd op 9 september 2019 (zie bijlage : addendum met track changes waarin alle wijzigingen in het geel aangeduid werden);
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen;
Overwegende dat er geen financiële impact is;
Artikel 1.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt volgend addendum aan de deontologische code voor mandatarissen goed:
Artikel 30
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn richt een deontologische commissie op.
Het aantal leden van de deontologische commissie bedraagt 1 per fractie en evenveel als het aantal fracties in de gemeenteraad, aangevuld met de voorzitter van de gemeenteraad die toegevoegd wordt als voorzitter is van de deontologische commissie. Onafhankelijke raadsleden vormen geen fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie.
Elke fractie wijst het mandaat in de commissie toe met een voordracht gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Stel dat de raadsvoorzitter voordrachten ontvangt voor meer dan één raadslid per fractie als lid van de commissie, dan beslist de raad. Bij deze voordracht worden ook één of meer plaatsvervangers aangeduid die in opgesomde volgorde het commissielid vervangen bij afwezigheid of wanneer die betrokken partij is. Een plaatsvervanger is een raadslid voorgedragen door dezelfde fractie, tenzij de fractie maar één lid telt. In dat geval kan ook een raadslid van een andere fractie voorgesteld worden. Een fractie kan tijdens de bestuursperiode steeds beslissen een ander lid aan te duiden en/of één of meer plaatsvervangers te vervangen of toe te voegen.
Gaat het om een mogelijke schending van de code door de voorzitter van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover de voorzitter vervangen conform art. 7, §5, derde lid van het decreet over het lokaal bestuur.
Gaat het om een mogelijke schending van de code door een lid van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover het lid vervangen door een plaatsvervanger in volgorde van hoe ze door de fractie werden voorgedragen.
Artikel 31
De voorzitter van de deontologische commissie is verantwoordelijk voor de oproeping en stelt de agenda op.
De commissie vergadert minstens één keer per jaar en wordt in ieder geval bijeengeroepen wanneer dat nodig is conform art. 37 van deze code. De voorzitter is daarenboven gehouden de commissie bijeen te roepen op aanvraag van minstens een derde van haar leden.
De oproepingen vermelden in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en worden tenminste 8 dagen voor de vergadering aan de leden bezorgd. In geval van hoogdringendheid, te beoordelen door de voorzitter, wordt de bijeenroeping tenminste 3 dagen voor de vergadering bezorgd. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking van de leden van de commissie vanaf de verzending van de agenda.
De bezorging van de oproeping, de agenda en de dossier gebeurt op dezelfde wijze als dat gebeurt in de raad, met als verschil dat enkel de leden van de deontologische commissie deze oproep, agenda en dossiers ontvangen. De vergaderingen van de deontologische commissie zijn niet openbaar. De leden van de commissie werken volgens volgende principes:
- De handhaving is onpartijdig.
- Men is terughoudend met publiciteit.
- Men gaat respectvol om met de vermeende schender.
Artikel 32
De commissie is bevoegd voor:
- Het formuleren van een gemotiveerd advies aan de raad over het vermoeden van een schending van deze code door personen die door deze code gevat worden zoals voorzien in de procedure van art. 36 tot 38 van deze code.
- Het geven van adviezen en aanbevelingen aan de raad over de inhoud van deze code met het oog op het bijsturen ervan. Dat kan op eigen initiatief van de commissie of minstens één keer per bestuursperiode op vraag van de raad conform art. 39 van deze code.
- …
Artikel 33
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn ziet erop toe dat de fracties en de individuele lokale mandatarissen volgens de deontologische code handelen.
Er zijn verschillende fasen te onderscheiden die spelen bij het toezien op de naleving van de deontologische code, namelijk:
- het voorkomen van mogelijke schendingen
- het signaleren van vermoedens van schendingen van de deontologische code
- het eventueel onderzoeken van vermoedens van schendingen van de deontologische code
- het eventueel zich uitspreken over schendingen van de deontologische code
Artikel 34
Wanneer een lokale mandataris twijfelt of een handeling die hij/zij wil verrichten een overtreding van de code zou kunnen zijn, wint het lid hierover advies in bij de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
Artikel 35
Wanneer een lokale mandataris twijfelt over een nog niet uitgevoerde handeling van een andere lokale mandataris, dan waarschuwt hij/zij die persoon. De lokale mandataris verwoordt de twijfels en verwijst de betrokkene zo nodig door naar de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
Artikel 36
Wanneer een lokale mandataris vermoedt dat een regel van de deontologische code is overtreden door een andere lokale mandataris, dan kan hij/zij hiervan melding van maken bij de algemeen directeur (of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen).
Indien na het gesprek met de algemeen directeur (of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen) het vermoeden van een schending blijft bestaan, meldt de lokale mandataris dit aan de voorzitter van de gemeenteraad/de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en aan de algemeen directeur die samen een vooronderzoek doen. De algemeen directeur kan een personeelslid aanwijzen om dat in zijn/haar plaats te doen.
Artikel 37
Wanneer de raadsvoorzitter en de algemeen directeur (of het daartoe aangewezen personeelslid) besluiten dat de melding onontvankelijk is dan betekent dit meteen het einde van de procedure die gestart werd naar aanleiding van dit vermoeden. De commissieleden worden hierover wel geïnformeerd. Is de melding ontvankelijk dan onderzoekt de commissie ten gronde en roep de voorzitter van de deontologische commissie de commissie bijeen binnen de dertig dagen na de melding. De periode van dertig dagen wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.
De commissie onderzoekt de melding en geeft zowel de melder als de vermeende schender de kans zich te laten horen. Ook mogelijke getuigen kunnen gehoord worden. Niemand kan daartoe verplicht worden.
Na het horen van betrokkenen bespreekt de commissie het vermoeden van schending en wordt een gemotiveerd advies overgemaakt aan de RvMW.
Artikel 38
Enkel de Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan zich uitspreken of een mandataris van de gemeente/het OCMW een schending heeft begaan. Dat kan op basis van het gemotiveerd advies van de deontologische commissie. Als de raad beslist om af te wijken van het advies dan moet de vermeende schender de kans krijgen om door de raad zelf gehoord te worden vooraleer de raad ten gronde besluit.
Wanneer de Raad voor Maatschappelijk Welzijn vaststelt dat deze code geschonden werd door een mandataris van de gemeente/het OCMW, dan kan de raad:
- zich uitdrukkelijk distantiëren van het gedrag van een raadslid.
- vragen dat het raadslid zich verontschuldigt.
- beslissen een melding te doen bij het parket of Audit Vlaanderen.
- bij een kennelijk wangedrag of grove nalatigheid van of door de burgemeester, een schepen of de raadsvoorzitter een dossier overmaken aan de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen.
- …
Artikel 39
Minimaal één keer per bestuursperiode evalueert de raad de deontologische code. De raad vraagt daarvoor eerst advies aan de deontologische commissie. Daarbij wordt o.a. bekeken of de code nog actueel is, nog goed werkt en of ze nageleefd wordt.
Artikel 2.
De fractievoorzitters dienen een voordrachtsakte af te leveren uiterlijk op 15 mei 2023 volgens het model van voordrachtsakte dat ter beschikking wordt gesteld door de algemeen directeur.
Artikel 3.
Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 mee te delen aan de heer Provinciegouverneur terwijl een afschrift van deze beslissing ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan de raadsleden.
Gelet op artikel 161 van het Decreet lokaal bestuur dat het volgende oplegt :
- De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.
- Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden.
Gelet op het besluit van de gemeenteraad en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 12 oktober 2020 houdende goedkeuring van het gezamenlijk organogram van het gemeentepersoneel met vermelding van de functies die deel uitmaken van het managementteam;
Overwegende dat het voorontwerp van het gewijzigd organogram, overeenkomstig artikel 171§4 van het decreet lokaal bestuur, wordt opgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam;
Overwegende dat in het voorontwerp van gezamenlijk organogram :
- De dienst wonen (WWL) wordt opnieuw gepositioneerd onder Projecten
- De pool administratie ruimte wordt opnieuw gesplitst in een administratie omgeving en een administratie TD,
- De dienst huisvesting (binnen de afdeling welzijn) wordt omgevormd naar een dienst activering, sociale huisvesting en woonbegeleiding,
- De dienst lokale economie wordt aangestuurd door de stafmedewerker, verantwoordelijke o.a. voor organisatiebeheer en overheidsopdrachten.
- De dienst preventie en noodplanning onder de afdeling INTERNE ONDERSTEUNING, komt rechtstreeks onder de algemeen directeur.
Overwegende het voorstel van gezamenlijk personeelsbehoefteplan, samen met de lijst van de voorgestelde wijzigingen die grotendeels bestaan uit :
- het omvormen van een aantal statutaire functies naar dezelfde functies in contractueel dienstverband :
- het overhevelen van een functie van OCMW naar stadsbestuur:
- verschillende aanpassingen om een aantal reeds doorgevoerde situaties te bestendigen :
- de creatie van een aantal upgrades om het verloningsniveau van een aantal functies in overeenstemming te brengen met de functie-inhoud en het verantwoordelijkheidsniveau :
- de uitbreiding met enkele functies
- de hernieuwde opname van de functie van diensthoofd sociale dienst, te putten uit de ploeg van de sociale dienst.
Overwegende dat de voorgestelde aanpassingen resulteren in een aanpassing van het aantal VTE’s als volgt:
|
|
OUDE FORMATIE |
NIEUW VOORSTEL |
||
| Vastbenoemd |
stad |
OCMW |
stad |
OCMW |
| algemeen directeur |
1 |
0 |
1 |
0 |
| financieel directeur |
1 |
0 |
1 |
0 |
| afdelingshoofd/projectbegeleider |
3 |
2 |
3 |
1 |
| diensthoofd |
2 |
0 |
2 |
1 |
| deskundige |
3 |
1 |
3 |
1 |
| hoofdmedewerker |
1 |
0 |
2 |
0 |
| medewerker |
5 |
1 |
3 |
1 |
| ploegverantwoordelijke |
0 |
0 |
0 |
0 |
| assistent |
2 |
0 |
1 |
0 |
| beambte |
0 |
0 |
0 |
0 |
| totaal |
18 |
4 |
16 |
4 |
|
|
|
|
|
|
| Contractueel |
stad |
OCMW |
stad |
OCMW |
| Afdelingshoofd A4a-A4b |
0 |
0 |
1 |
0 |
| afdelingshoofd |
3 |
0 |
2 |
1 |
| deskundige |
17,6 |
8 |
18,9 |
7 |
| ploegverantwoordelijke |
0 |
0 |
3 |
0 |
| medewerker |
22,99 |
13,36 |
31,23 |
14,64 |
| assistent |
28,99 |
3,68 |
19,50 |
2 |
| beambte |
18,98 |
1 |
20,08 |
1 |
| totaal |
91,56 |
26,04 |
95,71 |
25,64 |
|
|
|
|
|
|
| Algemeen totaal |
109,56 |
30,04 |
111,71 |
29,64 |
Overwegende de diverse besprekingen binnen het managementteam;
Overwegende de beslissing van het schepencollege van 28 november 2022 waarbij principieel werd ingestemd met een aantal wijzigingen aan het gezamenlijk organogram en personeelsbehoefteplan voor gemeente en OCMW;
Overwegende de beslissing van het schepencollege van 30 januari 2023 waarbij principieel werd ingestemd met een aantal bijkomende wijzigingen aan het gezamenlijk organogram en personeelsbehoefteplan voor gemeente en OCMW;
Overwegende de onderhandelingen met de representatieve vakorganisaties op 1 maart 2023;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
Overwegende dat dit gewijzigd personeelsbehoefteplan op termijn een verhoging van 1,75 VTE met zich meebrengt (raming bijkomende aanwervingen: 45.000 euro) en een beperkte verhoging (raming : 33.000 euro) van de uitgaven bij de effectieve invulling van de diverse bevorderingsmogelijkheden;
Artikel 1.
Het gewijzigd gezamenlijk organogram voor gemeente en OCMW Herk-de-Stad, zoals toegevoegd in bijlage, goed te keuren.
Artikel 2.
Het nieuwe gezamenlijke personeelsbehoefteplan van gemeente en OCMW Herk-de-Stad, zoals toegevoegd in bijlage, goed te keuren.
Artikel 3.
Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 mee te delen aan de heer Provinciegouverneur terwijl een afschrift van deze beslissing ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan de Dienst Personeel.
Er zijn geen kennisgevingen van briefwisseling gericht aan de voorzitter.
Namens Raad voor Maatschappelijk Welzijn,
Nathalie Creten
Algemeen Directeur
Jimmy Graulus
Voorzitter