Besluit  Gemeenteraad

Beslissing

Artikel 1.

De afsprakennota tussen de vzw Speelpleinwerking Kameleon en het stadsbestuur goed te keuren:

Afsprakennota tussen Stad Herk-de-Stad en Speelpleinwerking Kameleon vzw

Deze afsprakennota regelt de samenwerking tussen Stad Herk-de-Stad en Speelpleinwerking Kameleon vzw van het jaar 2026 t.e.m. het jaar 2031.

De nota legt de wederzijdse engagementen vast in functie van een werking met volledige dag opvang op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag en een halve dag opvang op woensdag, telkens met voor- en na opvang, en een versterkte ondersteuning vanuit de stad. 

HOOFDSTUK 1 – ALGEMEEN

Artikel 1 – Partijen

Deze afsprakennota wordt afgesloten tussen:

• Stad Herk-de-Stad, Pikkeleerstraat 14, 3540 Herk-de-Stad, vertegenwoordigd door Nathalie Creten (algemeen directeur) en Jimmy Graulus (voorzitter gemeenteraad);
• Speelpleinwerking Kameleon vzw, Ridderstraat 6, 3540 Herk-de-Stad, vertegenwoordigd door Estée Cleren (voorzitter), hierna genoemd Kameleon vzw.

Artikel 2 – Doel van de samenwerking

De samenwerking heeft tot doel:

• het organiseren van een kwalitatieve, veilige en laagdrempelige speelpleinwerking tijdens de zomervakantie voor kinderen uit Herk-de-Stad;
• het aanbieden van volledige dagopvang die inspeelt op de noden van werkende gezinnen;
• het ondersteunen van jongerenengagement en doorgroei binnen het lokaal jeugdwerk;
• het versterken van de structurele samenwerking tussen Stad Herk-de-Stad en Kameleon vzw.

Artikel 3 – Definitie speelpleinwerking

Speelpleinwerking is een open en laagdrempelige jeugdwerkvorm die zich richt op kinderen van 3 tot en met 15 jaar, met als hoofddoel hen op een actieve, speelse en creatieve manier te laten deelnemen aan sport- en spelactiviteiten tijdens de schoolvakanties.

Daarnaast is speelpleinwerking een vorm van actieve jongerenwerking, waarbij jongeren verantwoordelijkheid opnemen, begeleid worden in hun engagement en kansen krijgen tot vorming en participatie. De werking wordt gekenmerkt door een sterk lokaal karakter.

Artikel 4 – Leeftijdsgroepen

De kinderen worden ingedeeld in de volgende leeftijdsgroepen:

• Biebels: 3–5 jaar
• Gabbers: 6–8 jaar
• Tieners: 9–11 jaar
• Toppers: 12–15 jaar

Deze indeling kan om organisatorische redenen worden aangepast. 

HOOFDSTUK 2 – ERKENNING EN VOORWAARDEN

Artikel 5 – Erkenning

Kameleon vzw voldoet aan de erkenningsvoorwaarden van het Reglement Subsidies Jeugdwerk Herk-de-Stad en is als dusdanig erkend als jeugdvereniging in Herk-de-Stad.

Artikel 6 – Doelstelling en organisatie

• Doelstelling
  Kameleon vzw organiseert tijdens de zomervakantie een speelpleinwerking. Kameleon vzw beschikt daarvoor over een duidelijke organisatiestructuur, voldoende en aangepast speelmateriaal en een gevarieerd speelaanbod.
• Duur en periode
  De speelpleinwerking omvat minimaal 30 werkingsdagen tijdens de zomervakantie. Dit is de basisvoorwaarde voor het verkrijgen van de nominatieve subsidie die later in deze afsprakennota wordt aangehaald.

• Organisatiestructuur:
  De zomerwerking van Kameleon Vzw wordt aangestuurd door de hoofdjobstudent en de ondersteunende jobstudent die worden aangesteld door Stad Herk-de-Stad in samenspraak met de Dienst Jeugd & Cultuur. 

• Dagindeling tijdens zomerwerking - volledige dag opvang

Kameleon vzw voorziet in principe op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag:

• vooropvang van 8.30 uur tot 9.00 uur;
• kernactiviteiten van 9.00 uur tot 16.00 uur;
• naopvang van 16.00 uur tot 16.30 uur.

Animatoren streven naar het volgende tijdsschema:

Uur	Activiteit
8u30-9u00	Voor-opvang/Inschrijvingen
9u00-12u00	Activiteiten
12u00-12u30	Eetmoment
12u30-13u00	Vrij spel/namiddaginschrijvingen
13u00-16u00	Activiteiten
16u00-16u30	Na-opvang & terugbrengen naar BKO
16u30-17u00	Kort overlopen dagplanning volgende dag met animatoren

• Dagindeling tijdens zomerwerking–  halve dag opvang

Kameleon vzw voorziet in principe op woensdag:

• vooropvang van 8.30 uur tot 9.00 uur;
• kernactiviteiten van 9.00 uur tot 12.00 uur;
• naopvang van 12.00 uur tot 12.30 uur.

Animatoren streven naar het volgende tijdsschema:

Uur	Activiteit
8u30-9u00	Vooropvang/Inschrijvingen
9u00-12u00	Activiteiten
12u00-12u30	Naopvang & terugbrengen naar BKO
12u30-13u00	Eetmoment animatoren
13u00-14u30	Overlopen spelplanning voor de komende week
14u30-16u30	Evaluatie animatoren in kleine groepjes + kuisen lokalen
16u30-17u00	Korte nabespreking evaluaties in volledige groep

Met deze dagindeling sluit de speelpleinwerking bewust aan bij de schooluren waarmee ouders vertrouwd zijn.

Deze dagstructuur maakt integraal deel uit van de werking van Kameleon vzw en wordt duidelijk gecommuniceerd aan ouders en animatoren.

• Toegankelijkheid en veiligheid
  • Kameleon vzw draagt als een goede huisvader zorg voor de veilige en hygiënische terreinen en lokalen die ze van de stad ter beschikking krijgen.
  • Kameleon vzw sluit de nodige verzekeringen af inzake burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen van zijn animatoren.
  • Per leeftijdsgroep is er steeds voldoende EHBO-materiaal aanwezig.

• Huishoudelijk reglement
  Kameleon vzw beschikt over een huishoudelijk reglement waarin minstens volgende elementen zijn opgenomen:
  • contactgegevens van de verantwoordelijken;
  • openingsdagen en -uren;
  • leeftijdsgroepen;
  • deelnameprijs;
  • rechten en plichten van deelnemers;
  • procedures bij ziekte, ongeval of schade.

Dit huishoudelijk reglement wordt samen met deze afsprakennota voorgelegd ter goedkeuring aan het schepencollege en zal daar bij elke wijziging opnieuw moeten worden voorgelegd om de subsidies verbonden aan deze afsprakennota te kunnen behouden. Enkel contactgegevens kunnen worden aangepast zonder nieuwe goedkeuring.

HOOFDSTUK 3 – BEGELEIDING EN PERSONEELSINZET

Artikel 7 – Begeleiding

• Er is minimaal één begeleider per 14 kinderen of men hanteert de standaard die in Herk-de-Stad werd vooropgesteld in de visienota rond het BOA-decreet.
• De begeleidersploeg wordt actief betrokken bij het beleid en de uitbouw van de werking van Kameleon vzw. Dit onder meer door middel van frequente evaluaties en doorgroeimogelijkheden naar de kern van Kameleon vzw.
  • Als kernlid nemen animatoren meer verantwoordelijkheid en taken op binnen de werking zowel doorheen het jaar als tijdens de voorbereiding van de zomerwerking.
• Begeleiders worden gestimuleerd om erkende vormingen te volgen (animator, hoofdanimator jeugdwerk).
• Vergoedingen voor animatoren worden uitbetaald door Kameleon vzw en zijn transparant en afgestemd op opleiding en ervaring. Bij het afsluiten van deze afsprakennota (2026) hanteert Kameleon vzw onderstaande vergoedingen:
  • animator zonder ervaring: 20 euro/volledige dag;
  • animator met ervaring uit de eigengeorganiseerde opwarmingsdriedaagse: 30euro/volledige dag;
  • animator met officieel animatordiploma: 40euro/volledige dag;
  • animator met hoofdanimatordiploma: maximale vrijwilligersvergoeding / volledige dag (2026: 44,02euro).
  • Kameleon vzw kan in praktijk beslissen andere diploma’s die handelen over zorg voor kinderen, na beoordeling, gelijk te stellen aan één van bovenstaande animatordiploma’s.

Artikel 8 – Inzet jobstudenten

8.1. Aantal en spreiding

Er worden 2 VTE via het statuut van jobstudent ingezet voor de duur van 6 weken voor de invulling van de functies hoofdverantwoordelijke jobstudent en ondersteunende jobstudent. Er is een verschil van verantwoordelijkheid en daarom ook een verschil in verloning. Bij voorkeur worden de lonen uitgekeerd in looncategorie C en D.

8.2. Functie en verantwoordelijkheden

Tijdens het uitvoeren van de jobstudentfunctie ligt de focus volledig op organisatie, planning en voorbereiding van het spelaanbod, enkel bij noodzaak staan de jobstudenten ook in voor de directe animatie van kinderen tijdens de speelpleinwerking.

8.2.1.     Hoofdverantwoordelijke jobstudent

• Fungeert als aanspreekpunt voor ouders, verzorgers en externe partners.
• Draagt de hoofdverantwoordelijkheid over de werking van het speelplein:
  • maakt de planning van de animatoren;
  • deelt de taken uit bij het overlopen van de dagplanning;
  • neemt de leiding in de wekelijkse kuis;
  • neemt de leiding gedurende de evaluaties van animatoren zowel in kleine als grote groep.
• Draagt de hoofdverantwoordelijkheid over de voorbereiding van de themaweken en het spelaanbod en zorgt ervoor dat het spelmateriaal en de activiteiten volledig voorbereid zijn zodat animatoren de dagelijkse werking kunnen uitvoeren.

8.2.2.     Ondersteunende jobstudenten

• Ondersteunt de hoofdverantwoordelijke jobstudent in al zijn taken en neemt ook van hem/haar over bij mogelijke ziekte.
• Neemt het grootste deel van de voorbereiding van het spelaanbod op zich in samenspraak met de hoofdverantwoordelijke jobstudent.

8.3. Flexibiliteit en naleving

De concrete taakverdeling kan flexibel worden aangepast in functie van de noden van de werking van Kameleon vzw in samenspraak met de Dienst Jeugd & Cultuur aan wie de jobstudenten rapporteren.

8.4. Wervingsprocedure jobstudenten Speelpleinwerking

De wervingsprocedure zal verlopen via de personeelsdienst van stadsbestuur Herk-de-Stad en gebeuren conform de daartoe bedoelde regelgeving.

HOOFDSTUK 4 – SAMENWERKING MET DE STAD

Artikel 9 – Overleg en communicatie

• Kameleon vzw bezorgt jaarlijks bij het inleveren van het werkingsverslag ook de contactgegevens van de hoofdverantwoordelijke voor het volgende werkingsjaar aan de Dienst Jeugd & Cultuur.
• Er is minstens tweemaal per jaar structureel overleg met de Dienst Jeugd & Cultuur.
• De Dienst Jeugd & Cultuur kan, mits aankondiging, vergaderingen bijwonen of een modererende rol opnemen.

Artikel 10 – Engagementen van de Stad Herk-de-Stad

De stad voorziet:

• een nominatieve subsidie;
• de inzet van 2 VTE volgens het statuut jobstudent gedurende 6 weken;
• een geschikte speellocatie met lokalen, secretariaatsruimte en buitenspeelruimte tijdens de zomerwerking in juli en augustus;
• een permanente vergader-/secretariaatsruimte;
• toegang tot gemeentelijke speelterreinen;
• administratieve en logistieke ondersteuning vanuit de Dienst Jeugd & Cultuur gedurende de zomerwerking en bij de voorbereiding van de opwarmings driedaagse;
• promotionele ondersteuning via stedelijke communicatiekanalen;

Artikel 11 – Engagementen van Kameleon vzw

Kameleon vzw engageert zich tot:

• het voorzien van voldoende en kwaliteitsvol speelmateriaal voor de zomerwerking;
• een gevarieerd en inclusief speelaanbod;
• voldoende animatoren per leeftijdsgroep;
• het dagelijks voorzien van fruit en versnaperingen voor tijdens de pauzes gedurende de zomerwerking, indien nodig aangepast aan de speciale behoeften van kinderen zoals bepaalde allergieën en/of voedselintoleranties;
• evaluatie van de werking en continue verbetering;
• een jaarlijkse evaluatie van de zomerwerking en van de taken binnen de kern van Kameleon vzw en daarin wordt ook de Dienst Jeugd & Cultuur betrokken;
• actieve participatie aan overlegorganen zoals de jeugdraad;
• het regelmatig aanleveren van vrijwilligers voor hulp bij gemeentelijke activiteiten;
• het voorzien van een gsm-toestel dat tijdens de zomerwerking steeds aanwezig is bij de verantwoordelijke jobstudent;
• het voorzien in registratie van zowel de aanwezige kinderen als de aanwezige animatoren;
• het voldoen aan alle wettelijke bepalingen rond de vzw-wetgeving.

HOOFDSTUK 5 – SUBSIDIE EN OPVOLGING

Artikel 12 – Subsidie

Voor elk werkingsjaar binnen deze afsprakennota ontvangt Kameleon vzw een jaarlijkse nominatieve subsidie van 13.000 euro.

Er wordt jaarlijks ten laatste op 15 juni een voorschot van 6.500 euro uitbetaald. Het saldo volgt na goedkeuring van het werkingsverslag, dat uiterlijk op 15 oktober wordt ingediend.

Indien de vooropgestelde 30 werkingsdagen niet bereikt worden, wordt de subsidie pro rata verminderd. Indien er binnen de weken van de zomerwerking feestdagen vallen, is Kameleon vzw in de mogelijkheid om op deze feestdagen te sluiten en kunnen deze feestdagen toch meegeteld worden als één van die 30 vooropgestelde werkingsdagen.

Het werkingsverslag bevat minstens volgende elementen:

• een overzicht van de georganiseerde speelpleinweken met daarin de weekplanningen van het speelaanbod;
• aanwezigheidsregisters zowel van de leden als van de begeleiders;
• een overzicht van begeleiders en kwalificaties;
• een overzicht van binnengekomen klachten van ouders en de genomen maatregelen;
• een financieel verslag van het volledige werkingsjaar;
• een uittreksel met een recente stand van de bankrekening van Kameleon vzw.

Artikel 13 - Controle

Kameleon vzw dient:

• de subsidie uitsluitend aan te wenden voor de werking van de organisatie. De stad behoudt zich het recht om deze besteding te controleren en onterecht ontvangen subsidies terug te vorderen. Deze controle kan gebeuren door elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het stadsbestuur;
• een werkingsverslag binnen te brengen bij de Dienst Jeugd & Cultuur voor 15 oktober van het werkjaar.

De Dienst Jeugd & Cultuur dient:

• het werkingsverslag te controleren;
• de betaling van de subsidie op te volgen.

SLOTBEPALINGEN

Deze afsprakennota treedt in werking na goedkeuring door beide partijen en geldt voor de rest van de uitvoering van het huidige meerjarenplan, m.a.w. voor de jaren 2026 t.e.m. 2031.                                                                               

 

Artikel 2.

Het huishoudelijk reglement opgesteld door Speelpleinwerking Kameleon VZW goed te keuren:

 

Organisator

Speelpleinwerking Kameleon vzw
Ridderstraat 6
3540 Herk-de-Stad

Speellocatie (zomerwerking)

Site Basisschool Herx
Dr. Vanweddingenlaan 10
3540 Herk-de-Stad

Dagelijks secretariaat (zomerwerking)

Tel: 0487 41 97 97

Voorzitter Speelpleinwerking Kameleon vzw

Estée Cleren - Tel: 0468 31 70 82

Dienst Jeugd & Cultuur

Markt 2
3540 Herk-de-Stad

Tel: 013/35 99 50

Artikel 2 – Doel van de werking

Speelpleinwerking Kameleon organiseert tijdens de zomervakantie een open, laagdrempelige en inclusieve speelpleinwerking voor kinderen van 3 tot en met 15 jaar.

De werking heeft als doel:

• het aanbieden van avontuurlijke, creatieve en sportieve speelkansen;
• het organiseren van kwalitatieve en veilige opvang die aansluit bij de noden van werkende gezinnen;
• het stimuleren van jongerenengagement en doorgroei binnen het jeugdwerk;
• het creëren van een warme en respectvolle speelomgeving voor elk kind.

Elke speelweek wordt uitgewerkt binnen een specifiek thema.

HOOFDSTUK 2 – DOELGROEP EN LEEFTIJDSGROEPEN

Artikel 3 – Leeftijd

Speelpleinwerking Kameleon richt zich tot kinderen van 3 tot en met 15 jaar.

De kinderen worden ingedeeld in volgende leeftijdsgroepen:

• Biebels: 3–5 jaar (er wordt verwacht dat kinderen zindelijk zijn)
• Gabbers: 6–8 jaar
• Tieners: 9–11 jaar
• Toppers: 12–15 jaar

De indeling gebeurt op basis van geboortejaar en kan om organisatorische redenen aangepast worden.

HOOFDSTUK 3 – OPENINGSDAGEN EN DAGINDELING

Artikel 4 – Werkingsperiode

De speelpleinwerking vindt plaats tijdens de eerste zes weken van de zomervakantie.

Artikel 5 – Openingsuren

Maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag (volledige dagopvang)

• Vooropvang: 8u30 – 9u00
• Kernwerking: 9u00 – 16u00
• Naopvang: 16u00 – 16u30

Instapmomenten: 9u00 en 12u30
Afhaalmomenten: 12u30 en 16u00

Woensdag (halve dagopvang)

• Vooropvang: 8u30 – 9u00
• Kernwerking: 9u00 – 12u00
• Naopvang: 12u00 – 12u30

HOOFDSTUK 4 – DEELNAMEPRIJS

Artikel 6 – Tarieven

De deelnameprijs bedraagt:

• 3 euro voor een halve dag;
• 6 euro voor een hele dag.

In de deelnameprijs inbegrepen:

• verzekering;
• begeleiding door animatoren;
• koekje en/of fruit.

Bij uitstappen of bijzondere activiteiten als de startdag en het slotfeest kan een aangepaste deelnameprijs worden gevraagd. Dit wordt vooraf gecommuniceerd.

De deelnameprijs wordt bewust laagdrempelig en sociaal verantwoord gehouden.

HOOFDSTUK 5 – ORGANISATIE EN BEGELEIDING

Artikel 7 – Begeleiding

• Er is minimaal één begeleider per 14 kinderen of er zijn voldoende begeleiders conform de lokaal geldende BOA-norm.
• De aanwezigheid van kinderen en animatoren wordt dagelijks geregistreerd.
• Animatorvergoedingen worden transparant toegekend op basis van opleiding en ervaring.
• Animatorvorming (animator- of hoofdanimatorcursus) wordt actief gestimuleerd.  

HOOFDSTUK 6 – RECHTEN EN PLICHTEN

Artikel 8 – Verantwoordelijkheid van ouders

Ouders of voogden:

• vullen correct en volledig de medische fiche in;
• melden relevante medische informatie, allergieën of specifieke zorgnoden;
• beoordelen, eventueel in overleg met een arts, of deelname verantwoord is;
• zorgen ervoor dat hun kind gepaste kledij draagt die vuil mag worden.

Artikel 9 – Gedragsregels

Kinderen:

• respecteren andere kinderen, animatoren en materiaal;
• brengen geen waardevolle voorwerpen (gsm, gameconsole, geld, …) mee;
• gebruiken geen gsm tijdens de werking.

Speelpleinwerking Kameleon is niet verantwoordelijk voor verlies, schade of diefstal van persoonlijke goederen.

Bij herhaaldelijk of ernstig ongepast gedrag kan een kind tijdelijk of definitief uitgesloten worden van deelname.

Wanneer de zorg- of begeleidingsnoden van een kind de draagkracht van de werking overstijgen en veiligheid of welzijn niet gegarandeerd kan worden, kan de deelname stopgezet worden na overleg met de ouders.

HOOFDSTUK 7 – VEILIGHEID, GEZONDHEID EN VERZEKERING

Artikel 10 – Ziekte en ongeval

Bij ziekte of ongeval:

• wordt eerste hulp toegediend;
• worden ouders onmiddellijk verwittigd bij ernstige situaties;
• worden kleine ongevallen gemeld bij afhaling.

Per leeftijdsgroep is EHBO-materiaal aanwezig.

Artikel 11 – Verzekering

Het stadsbestuur heeft een verzekering afgesloten voor:

• burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen van de deelnemende kinderen.

Speelpleinwerking Kameleon heeft een bijkomende verzekering afgesloten voor:

• burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen van animatoren.

Polisvoorwaarden kunnen op verzoek worden ingekeken bij de hoofdverantwoordelijke.

Artikel 12 – Schade

Opzettelijke schade aan materiaal of infrastructuur kan verhaald worden op de ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

HOOFDSTUK 8 – ADMINISTRATIE EN KLACHTEN

Artikel 13 – Registratie

De werking registreert dagelijks:

• aanwezige kinderen;
• aanwezige animatoren.

 Deze gegevens worden verwerkt conform de geldende privacywetgeving.

Artikel 14 – Klachtenprocedure

Ouders kunnen klachten of bezorgdheden melden:

1. rechtstreeks aan de hoofdverantwoordelijke;
2. via de Dienst Jeugd & Cultuur van Stad Herk-de-Stad.

Elke klacht wordt ernstig genomen en besproken binnen de werking. Indien nodig wordt de Dienst Jeugd & Cultuur betrokken.

SLOTBEPALING

Door inschrijving verklaren ouders en deelnemers zich akkoord met dit reglement. 

Artikel 3.

De algemeen directeur en voorzitter van de gemeenteraad de opdracht te geven om deze afsprakennota te ondertekenen.

Artikel 4.

Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 mee te delen aan de heer Provinciegouverneur terwijl een afschrift van deze beslissing ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan:

• De dienst jeugd,
• Kameleon vzw.