Gelet op de ontwerpnotulatie van het openbaar gedeelte van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 11 oktober 2021;
Gelet op het voorinzagerecht;
Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
Enig artikel.
De ontwerpnotulen van het openbaar gedeelte van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 11 oktober 2021 zonder opmerkingen goed te keuren en uitwerking te laten hebben.
Overwegende dat de OCMW-diensten momenteel gebruik maken van de software toepassingen Sierra en Winsoc, destijds aangekocht bij de firma Schaubroeck nv, om cliëntgegevens te beheren en te verwerken met in december 2021 een upgrade naar Sierra 2.0 van de firma Cipal-Schaubroeck;
Overwegende dat de gezinszorg en de aanvullende thuiszorg met een personeelsequipe van 20 personen (12,5 VTE) en een 90-tal gebruikers werkplanningen en prestatieregistraties heden manueel opmaken; Gelet op de inefficiënte en tijdrovende gegevensinput in meerdere toepassingen (Word, Excel, Winsoc, Vesta);
Overwegende het marktaanbod in software ontwikkeld voor de thuiszorgdiensten en andere zorginstanties erg beperkt is met de firma's Cipal-Schaubroeck enerzijds en Cevi anderzijds;
Gelet op het zeer geringe prijsverschil tussen beide aanbieders (offertes in bijlagen), met een sterke voorkeur voor de softwaretoepassing, Zebra van Cipal-Schaubroeck gezien de voorziene integratie met de interne toepassing Sierra 2.0 en de webtoepassingen Vesta en Belrai; Gelet op de beperkt voorziene integraties van de Cevi software;
Overwegende dat Zebra ontwikkeld is om zorgorganisaties te ondersteunen bij het beheer van cliëntdossiers, planningen en prestaties en met een directe link naar Vesta en een Belrai-integratie voor het gesubsidieerde luik van de zorg:
- Integratie met de BelRAI screener
- Eenvoudige registratie van de werkroosters van medewerkers
- Generatie van de werkplanning die rekening houdt met de roosters van de medewerkers en de wensen van de klanten
- Automatische matching of uitsluiting van medewerkers bij de generatie van de werkplanning (bv. geen contact indien huisdieren)
- Bij ‘conflicten’ in de planning geeft het systeem automatisch suggesties voor invulling op basis van medewerkers die beschikbaar zijn + rangorde van medewerkers die al eerder ter plaatse gingen bij de betrokken klant
- Indien de normale uurroosters nog niet volledig zijn ingevuld in de planning geeft het systeem zelf aan waar de beschikbaarheden zijn
- Registratie van afwezigheden en ziekten mogelijk met een onmiddellijk effect op de planning
- Planning digitaal te communiceren met medewerkers en klanten
- Automatische kilometerberekening op basis van de verplaatsingen van de medewerkers
- Verwerking van Vesta-communicatie gebeurt achter de schermen op basis van de input in het systeem. Er hoeven dus geen manuele acties te worden ondernomen om dossiers, medewerkers, hulpperiodes,… door te sturen naar VAZG.
- Mobile Ell@ app voor de communicatie en bevestiging van de planning beschikbaar. Via deze applicatie kan de verzorgende haar planningen raadplegen en de prestaties bevestigen op haar smartphone. Hierdoor wordt prestatie-afwerking met bijhorende facturatie en loonverwerking administratief gezien een stuk eenvoudiger.
- Facturatie in de toepassing zelf met koppeling met BBC software voor doorgave facturen naar BBC boekhouding
- De communicatie met Vesta over het netwerk van de Kruispuntenbank Sociale Zekerheid
- De mogelijkheid tot registratie van dienstverleningen zonder Vesta koppeling zoals de poetsdienst met dienstencheques
Overwegende dat Cipal Schaubroeck voorziet in een integratie van Zebra met de software Sierra 2.0, voor een globaal beeld op de hulpverlening;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 144.000,00 niet);
Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
Overwegende dat het ingebruik nemen van dit software pakket volgende financiële impact heeft:
*Eenmalige kosten
- Instapvergoeding: € 4.829,47
=> Indien de bestelling wordt geplaatst vóór 31 december 2021 valt de instapvergoeding volledig weg. Deze korting wordt tijdelijk toegekend in het kader van de activering van Zebra binnen de eigen portfolio van Cipal-Schaubroeck.
- Diensten: € 12.392,60
Terugkerende kosten
- Gebruiksrecht: € 804,92 per maand
- Hosting: € 121,50 per maand
Deze prijzen zijn inclusief BTW. Details van de eenmalige en terugkerende kosten (exclusief BTW) zijn terug te vinden in de offerte in bijlage.
Minimale contractduur van 3 jaar.
De financiële impact werd besproken met de financieel directeur.
Artikel 1.
Goedkeuring te verlenen aan de offerte van de firma Cipal-Schaubroeck voor de aankoop van de Zebra software voor de thuiszorgdiensten van OCMW Herk-de-Stad voor een eenmalig installatiebedrag van € 12.392,60 incl. BTW en maandelijks weerkerende vergoeding van € 926,42 incl. BTW.
Artikel 2.
De medewerkers van de thuiszorgdiensten vanaf de uitrol van de softwaretoepassing te voorzien van een eigen smartphone om een optimale inzet van de toepassing te genereren.
Artikel 3.
De nodige kredieten te voorzien tijdens de eerstvolgende budgetwijziging.
Artikel 4.
Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 en artikel 330 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur, terwijl een afschrift van deze beslissing ter kennisgeving en uitvoering overgemaakt wordt aan de dienst systeembeheer.
Gelet op de voorgestelde data van de zittingen van de RvMW in 2022:
- maandag 10 januari 2022
- maandag 14 februari 2022
- maandag 14 maart 2022
- maandag 25 april 2022 (paasvakantie 4 tem 18 april 2022, paasmaandag op 18 april)
- maandag 9 mei 2022
- maandag 20 juni 2022
- maandag 12 september 2022
- maandag 10 oktober 2022
- maandag 14 november 2022
- maandag 12 december 2022.
Overwegende dat voor de vaststelling van de zittingen van de RvMW in 2021 wordt afgeweken van Art. 1. § 1. van het huishoudelijk reglement voor de maanden april en juni;
Overwegende dat deze afwijkingen worden doorgevoerd rekening houdende:
- voor de maand april met het paasvakantie die loopt van 4 april tot en met 18 april 2022,
- voor de maand juni met de overbrugging van de maanden juli en augustus tot september;
Gelet op de vraag en het akkoord van de raad om de voorgestelde data, omwille van de periodes tussen de zittingen, als volgt te wijzigen :
- maandag 9 mei 2022 te wijzigen naar 16 mei 2022,
- maandag 20 juni 2022 te wijzigen naar 27 juni 2022;
Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017; artikel 38;
Gelet op het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad goedgekeurd bij raadsbesluit van 11 februari 2019 ;
Gelet op Art. 1. § 1. Van het huishoudelijk reglement van de RvMW:
De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar. De vergaderingen vinden de tweede maandag van de maand plaats, behalve de maanden juli en augustus.
Valt de tweede maandag van de maand samen met een wettige feestdag, vergadert de raad voor maatschappelijk welzijn de volgende maandag.
De RvMW beslist;
Artikel 1.
Akkoord te gaan met de afwijking van Art. 1. § 1. van het huishoudelijk reglement voor de vaststelling van de zittingen van de RvMW in 2022 en dit voor de maanden april, mei en juni en de data van de zittingen RvMW in 2022 als volgt vast te stellen :
- maandag 10 januari 2022
- maandag 14 februari 2022
- maandag 14 maart 2022
- maandag 25 april 2022 (paasvakantie 4 tem 18 april 2022, paasmaandag op 18 april)
- maandag 16 mei 2022
- maandag 27 juni 2022
- maandag 12 september 2022
- maandag 10 oktober 2022
- maandag 14 november 2022
- maandag 12 december 2022.
Artikel 2.
Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 en artikel 330 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur, terwijl een afschrift van dit besluit ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan het secretariaat.
Overwegende dat de Coronapandemie meer mensen in een kwetsbare situatie brengt en dat deze mensen geen andere keuze hebben dan zich te richten tot de hulporganisaties en het OCMW;
Overwegende dat het onontbeerlijk is dat het OCMW een aangepaste hulp kan bieden aan dit zeer kwetsbare publiek in de vorm van voedselhulp;
Overwegende dat de sector van de voedselhulp zwaar getroffen is door de crisis en de hoeveelheden voedselschenkingen sterk zijn afgenomen;
Gelet op de Federale toelage voor de openbare centra voor maatschappelijk welzijn ten bedrage van 2.000.002 (12.000.024 euro in eerste semester) voor het tweede semester, om de meest kwetsbare mensen de kans te geven om in hun voedselbehoefte en basishygiënemateriaal ter bescherming van COVID-19 te voorzien; Gelet op de Herkse toelage van 644,00 euro (4.288,00 euro in eerste semester);
Gelet op de verplichting tot verantwoording van de toelage in het Uniek Jaarverslag onder de vorm van een Excellijst met vermelding van de begunstigden en de gemiddelde besteding;
Overwegende dat de toelage zich richt tot de gebruiker van het OCMW in de ruime zin, met name de persoon die gebruik maakt van gelijk welke vorm van openbare dienstverlening die behoort tot de opdrachten van het OCMW;
Gelet op de samenwerking van OCMW Herk-de-Stad met Sint-Vincentius Sint-Amandina voor de samenstelling en de bedeling van voedselpakketten voor de kwetsbare Herkse burgers, doorverwezen door de sociale dienst van het OCMW na een financieel onderzoek;
Gelet op het voorstel van de financiële dienst en de sociale dienst om ook de toelage voor semester 2 (juli-december 2021) over te maken aan Sint-Vincentius voor de aankoop van voedings- en hygiënische producten voor de samenstelling van de maandelijkse voedselpakketten.
Gelet op de beleids- en beheerscyclus;
Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn;
Gelet op het decreet lokaal bestuur;
Gelet op het decreet van 9 februari 2018 betreffende het lokaal sociaal beleid; Gelet op de omzendbrief van 26 oktober 2018 betreffende lokaal sociaal beleid;
Gelet op het koninklijk besluit van 4 juli 2021 houdende de dringende maatregelen inzake voedselhulp voor de doelgroep van gebruikers van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn voor het tweede semester van het jaar 2021;
Artikel 1.
De toelage inzake voedselhulp van 644,00 euro over te maken aan Sint-Vincentius Herk-de-Stad voor de samenstelling van voedselpakketten.
Artikel 2.
Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 en artikel 330 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur, terwijl een afschrift van dit besluit ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan:
Er zijn geen kennisgevingen van briefwisseling gericht aan de voorzitter.
Namens Raad voor Maatschappelijk Welzijn,
Ive Vanderlee
Plaatsvervangend Algemeen Directeur
Toon Durwael
Plaatsvervangend Voorzitter