Gelet op de wijziging van het reglement 'Relatiegeschenken en vieringen' zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 8 april 2019;
Gelet op het feit dat het huidig reglement gedateerd is en aangepast dient te worden aan de maatschappelijke evoluties zowel qua levensduurte als het belang van de beoogde doelgroepen en evenementen;
Overwegende dat het bovendien aangewezen is de bedragen in overeenstemming te brengen met de gestegen levensduurte;
Gelet op de noodzaak om de bedragen te verhogen in functie van de cijfers van de gezondheidsindex met een minimum van 5 euro;
Overwegende dat het stadsbestuur haar waardering en dank ten aanzien van personen en verenigingen wil uitdrukken door dergelijke vieringen te ondersteunen;
Overwegende de adviesvraag aan sport-, jeugd- en cultuuradviesraad om het begrip 'verdienstelijke Herkenaar' meer te duiden;
Overwegende het volgende advies van de sportraad, vertrekkend vanuit de vaststelling dat alle Herkse sportkampioenen en jubilerende clubs jaarlijks gehuldigd worden tijdens de kampioenenviering:
- Herkenaren die een uitzonderlijke verdienste op sportief vlak leveren worden genomineerd door de sportraad, hetzij op eigen initiatief van de sportraad, hetzij op voordracht van een Herkse sportvereniging
- gezien het criterium ‘uitzonderlijk’ voor interpretatie vatbaar is, zal het bestuur van de sportraad vooraf intern bespreken of de verdienste van de Herkenaar of van de Herkse vereniging in kwestie geschikt is om voor te dragen voor een viering en/of receptie vanuit het stadsbestuur;
Overwegende het volgende advies van de cultuuradviesraad:
- waarbij de begrippen 'uitzonderlijk' en 'verdienstelijk' moeilijk combineerbaar worden geacht;
- verdienstelijke personen (en verenigingen) inzake cultuur worden tweejaarlijks gehuldigd tijdens het Cultuurgala (voordien Feest van de Vrijwilliger);
- om een uitzonderlijke prestatie te omschrijven wordt verwezen naar de omschrijving in het reglement voor de cultuurprijzen: 'een Herkenaar, een persoon van Herkse afkomst of een Herkse vereniging die voor de beoogde periode van de voorbije 2 jaren een uitzonderlijke culturele prestatie heeft geleverd waardoor de gemeente Herk-de-Stad wordt gepromoot'.'
Overwegende de omschrijving 'verdienstelijk' te laten vallen vermits dit vooral geïnterpreteerd wordt als het leveren van een bijdrage als vrijwilliger aan de werking van de eigen vereniging of club of een gemeentelijk evenement en deze vrijwilligers reeds via het tweejaarlijkse Cultuurgala en de jaarlijkse kampioenenviering worden gehuldigd;
Overwegende dat Herkse sporters en sportclubs die een provinciale, Vlaamse of Belgische titel halen gehuldigd worden tijdens de jaarlijkse kampioenenviering;
Overwegende het volgend advies van de jeugdraad:
'De jeugdraad kan niet zomaar voorbeelden geven van een verdienstelijk persoon ifv jeugd. Er kan uiteraard eens iets gebeuren, waar iemand bvb een leven redt. Wanneer zoiets gebeurt, zullen veel mensen er snel van overtuigd zijn dat die persoon een eervolle vermelding verdient. Dat zal dan verschijnen op de jeugdraad en op dat moment zal de jeugdraad een advies verlenen aan het gemeentebestuur. Maar die gebeurtenissen zullen veel minder vaak voorvallen dan iemand die een uitzonderlijke sportieve of culturele prestatie levert.'
Overwegende dat er op 22/1/2024 in samenspraak met de DPO een informatievraag gestuurd werd aan de GBA (Gegevensbeschermingsautoriteit);
Overwegende dat GBA op 25/1/2024 volgend advies gegeven heeft :
Bij het verwerken van persoonsgegevens dient het bestuur als verwerkingsverantwoordelijke rekening te houden met de bepalingen van AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Dit houdt in dat iedere verwerking van persoonsgegevens steeds geschiedt in overeenstemming met de algemene beginselen van de gegevensverwerking. Deze werden verwerkt in artikel 2 van het voorliggende reglement Vieringen;
Overwegende dat het college van burgemeester en schepen een collegiaal orgaan is en zijn bevoegdheden alleen kan uitoefenen op collectieve wijze en dus geen taken kan delegeren aan individuele schepenen;
Overwegende dat de verdeling van bevoegdheden onder de leden van het college een interne werkindeling is ter voorbereiding van zaken waarover het college collegiaal beslissingen neemt (cfr art. 56 +57 DLB, art. 126-132 van de Nieuwe Gemeentewet);
Overwegende dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het beheer van de burgerlijke stand en hierdoor recht heeft op alle informatie;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 40 + 41;
Gelet dat de nodige kredieten voorzien zijn onder beleidsitem 0119-03;
Artikel 1.
Het hiernavolgende reglement 'Vieringen' goed te keuren :
Artikel 1 : Toepassingsgebied
De stad Herk-de-Stad huldigt volgende burgers of verenigingen met een viering en/of receptie bij volgende gelegenheden :
Artikel 2 : Persoonsgegevens
Iedere verwerking van persoonsgegevens gebeurt met respect voor de algemene beginselen van gegevensverwerking, meer bepaald :
1. Het beginsel van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie (art. 5.1 a AVG)
Aan de burgers, van wie de gegevens worden verzameld om uitvoering te kunnen geven aan dit reglement (rechtmatigheid), zal op een transparante en begrijpelijke manier aangegeven worden welke gegevens hiertoe door de dienst burgerzaken worden verzameld en ter beschikking gesteld van het secretariaat, met in begrip van de algemeen directeur of zijn vervanger.
De verwerkingsverantwoordelijke is de stad.
De betrokken burgers ontvangen telkens een schrijven waarin wordt aangegeven voor welke viering de verwerking van de gegevens van toepassing is en de termijn van de bewaring van de persoonsgegevens nodig voor de uitvoering van dit reglement.
2. Het beginsel van doelbinding (art. 5.1. b AVG)
Het reglement bevat per viering uitdrukkelijk het gerechtvaardigd doel waartoe de gegevens worden verzameld. De verwerking van de gegevens gebeurt specifiek per viering en deze zullen niet worden hergebruikt voor andere doeleinden. De verzamelde gegevens worden enkel bezorgd aan het secretariaat en de algemeen directeur om de uitvoering van het reglement administratief te kunnen voorbereiden en uit te voeren. De gegevensverwerkers zullen nominatief worden aangeduid door een besluit van het college van burgemeester en schepenen.
De gegevens worden tevens bezorgd aan de leden van het college van burgemeester en schepenen ten einde hen toe te laten de vieringen voor te bereiden en hierop aanwezig te zijn.
3. Het beginsel van minimale gegevensverwerking (art 5.1. AVG)
De verzamelde persoonsgegevens beperken zich tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor het bereiken van het doel van dit reglement, met name de betrokkenen te kunnen vieren. Dit betekent dat enkel die gegevens worden verzameld om de betrokken burger of zijn minderjarig kind te identificeren en contact met hen op te nemen. Voor een aantal vieringen worden aanvullende gegevens verzameld zoals bv. trouwdatum, de geboortedatum omdat die nodig is ikv de specificiteit van de viering (huwelijksjubilea, 100-jarigen).
De gegevens zullen gedurende drie jaar worden bijgehouden en dit te rekenen vanaf 1 januari van het jaar waarin de viering plaatsvindt of zou plaatsvinden.
4. Privacyverklaring
Er wordt een privacyverklaring gepubliceerd op de website teneinde voldoende transparantie te verlenen over de persoonsgegevens die worden verwerkt, het doel van de verwerking, de bewaartermijnen, alsook de rechten van de burger wiens persoonsgegevens werden verwerkt.
Artikel 3 : Viering van personen
Artikel 3.1. – doelgroep
Het stadsbestuur viert volgende personen:
§1 Bruidsparen,
§2 huwelijksparen bij hun gouden, diamanten, briljanten, platina en albasten huwelijk,
§3 100-jarigen alsook elke daaropvolgende verjaardag van de honderdjarige,
§4 Verdienstelijke Herkenaren : een Herkenaar die een uitzonderlijke prestatie heeft geleverd op maatschappelijk, economisch, cultureel of sportief vlak.
Artikel 3.2. – geschenken
§1 Huwelijken: bij een huwelijk ontvangt het echtpaar één gegraveerde balpen en een uniek geschenk.
§2 Jubilarissen:
- Gouden jubileum (50 jaar)
- Diamanten jubileum (60 jaar)
- Briljanten jubileum (65 jaar)
- Platina jubileum (70 jaar)
- Albasten jubileum (75 jaar)
- Jubilarissen die geen viering wensen, ontvangen de felicitatiebrief van de koning en de kopie van de trouwakte per post en een boeket ter waarde van 40 euro wordt thuisbezorgd.
§3 100-jarigen en hun daaropvolgende verjaardagen
- 100-jarige :
- 101-jarige tem 103-jarige :
- 104-jarige en ouder :
- 100-jarigen en ouder die geen viering wensen, ontvangen de felicitatiebrief van de koning en de geboorteakte per post en een boeket ter waarde van 40 euro wordt thuisbezorgd.
§ 4 De felicitatiebrieven en geschenken van de koning worden ter beschikking gesteld voor zover de stad deze ontvangt.
Artikel 3.3. – Recepties
§ 1 De stad neemt de volledige receptiekosten voor haar rekening bij de viering van een Herkenaar omwille van een uitzonderlijk geleverde prestatie op maatschappelijk, economisch, cultureel of sportief vlak.
§ 2 De Herkenaren worden als dusdanig voorgedragen door de respectievelijke adviesraden, die hiervoor de criteria bepalen; Bij het ontbreken van een adviesraad bevoegd voor de materie waarin de Herkenaar verdienstelijk is of is geweest, zal deze minstens zijn voorgedragen door een VZW of feitelijke vereniging;
Artikel 4 : Viering van verenigingen
Artikel 4.1. – doelgroep
Het stadsbestuur wenst tussen te komen in de vieringen van volgende gelegenheden:
§1 het jubileum van vereniging
§2 de opening of huldiging van een stedelijk gebouw van een vereniging
Artikel 4.2. - jubileum van een vereniging
§ 1 Het stadsbestuur viert verjaardagen vanaf 10-jarig bestaan van alle verenigingen en clubs die binnen het brede werkveld van de vrijetijd (sport, cultuur, ...) een actieve werking hebben in Herk-de-Stad en die erkend zijn door een Herkse adviesraad.
§ 2 De aanvragende vereniging/club moet het volgende kunnen aantonen:
- dat de vereniging/club daadwerkelijk het aantal jubileumjaren bestaat
- naar aanleiding van het jubileum een activiteit of viering organiseren
- een zetel/domicilieadres in Herk-de-Stad
§3 De aanvraag wordt bij voorkeur 2 maanden voor en uiterlijk 1 maand na de jubileumactiviteit digitaal ingediend bij het evenementenloket op basis van het aanvraagformulier (beschikbaar op de gemeentelijke website).
§ 4 De aanvrager vermeldt in al zijn communicatie het logo van de gemeente gevolgd door met de ondersteuning van het gemeentebestuur Herk-de-Stad.
§ 5 De financiële steun of subsidie :
Het stadsbestuur kent volgende subsidie toe aan de verenigingen:
- 10-jarig jubileum 100,00 euro
- 20-jarig jubileum 200,00 euro
- 25-jarig jubileum 250,00 euro
- 30-jarig jubileum en meer 300,00 euro
Wanneer de aanvrager(s) de subsidie niet aanwendt voor het doel waarvoor zij werd toegekend, of de verplichte verantwoording niet verstrekt, of zich verzet tegen de uitoefening van de controle ter plaatse, is zij gehouden tot terugbetaling van de subsidie.
Artikel 4.3. – de opening of huldiging van een stedelijk gebouw van een vereniging
Het stadsbestuur neemt de volledige receptiekosten voor haar rekening bij de opening of huldiging van een stedelijk gebouw van een zelfstandige vereniging.
Artikel 2.
Dit reglement vervangt vanaf 1 februari 2024 het reglement 'Relatiegeschenken en vieringen' zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 8 april 2019.
Artikel 3.
Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 en artikel 330 van het decreet lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur, terwijl een afschrift van dit besluit ter kennisgeving en uitvoering overgemaakt wordt aan:
- de dienst Financiën,
- de dienst Vrije Tijd/Cultuur,
- de dienst Secretariaat.