Gelet dat sinds geruime tijd voor aangevraagde activiteiten in park Olmenhof eveneens een forfaitaire vergoeding van 80 euro wordt gevraagd;
Gelet op de noodzaak om een apart en duidelijk retributiereglement te voorzien omwille van de recent toegenomen vraag om evenementen te organiseren in park Olmenhof;
Gelet op het voorstel om de tarieven voor het gebruik van het park en prieel Olmenhof te indexeren.
Overwegende dat het gebruik van het park ten allen tijde onderworpen blijft aan het opportuniteitsoordeel van het college van burgemeester en schepenen vanuit de bezorgdheid dat de draagkracht van het park niet mag overschreden worden;
Overwegende dat er de voorbije jaren door de uiteenlopende evenementen geen noemenswaardige schade is aangericht en dat alle organisatoren zich aan de afspraken die worden voorzien in de politiecodex hebben gehouden;
Overwegende dat het gebruik van het park dan ook verder gefaciliteerd wordt en gratis blijft, behalve in het geval dat het gebruik van het prieel gepaard gaat met afname van enige dienstverlening van de stad;
Overwegende dat om die reden een beknopt retributiereglement werd voorzien dat een kader aanreikte en vooral om te waken over een correcte naleving van de afspraken met de opzet dat aanvragers die zich niet aan de afspraken houden en/of eventuele beschadigingen niet vergoeden geen toestemming meer kunnen krijgen;
Overwegende het voorstel om voor één forfaitaire bijdrage te gaan omdat:
- dit bedrag ook voor huwelijken wordt gevraagd;
- tot op heden geen enkele organisator die reeds een activiteit in het park organiseerde heer bezwaar tegen heeft gemaakt;
- meerdere tarieven niet zorgen voor een meer opbrengst en regelmatig aanleiding geven tot interpretatie
Overwegende dat de aanvraag van het gebruik van het park geïntegreerd wordt in het fuifreglement omdat hierin reeds een duidelijke aanvraagprocedure zit vervat en alle aanvragen gecentraliseerd blijven verlopen;
Overwegende dat de bijdrage niet meer werd aangepast sinds 2019;
Overwegende het voorstel om de tarieven te indexeren met 25% en de nieuwe tarieven toe te passen vanaf 1 januari 2026.
Bevoegdheidsgrond:
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 40 +41;
Toepasselijke regelgeving:
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 waarbij het reglement gebruik park en prieel Olmenhof werd goedgekeurd.
Overwegende dat door de indexering het tarief verhoogt van 80 euro naar 100 euro voor de levering van materialen, elektriciteit en water ter gelegenheid van een goedgekeurd evenement.
Artikel 1.
De gemeenteraad geeft haar goedkeuring aan onderstaand gewijzigd reglement op het gebruik van park en prieel Olmenhof.
Reglement op het gebruik van het park en prieel Olmenhof
Artikel 1. - Algemene bepalingen
Het park en het prieel van het Olmenhof zijn openbaar en staan ter beschikking van de burger.
Neemt dit gebruik de vorm aan van een evenement dan dient hiervoor een goedkeuring gevraagd te worden aan de stad Herk-de-Stad en worden de voorwaarden voor het verkrijgen van een goedkeuring vastgelegd;
Wordt in het kader van dit gebruik van de stad een dienstverlening verwacht zoals de levering van elektriciteit, water en of meubilair dan zal hiervoor een retributie verschuldigd zijn.
Artikel 2. – Definities begrippen
Prieel: overdekte ruimte gelegen in het noorden van de centrale grasvlakte
Park: centrale grasvlakte gelegen tussen de visvijver en de Kleine Hoolstraat, zoals aangeduid op bijgaand plan
Evenement: een publieke socio-culturele en/of sportieve gebeurtenis met al dan niet betalende bezoekers/deelnemers; het gebruik van het park door individuen, gezinnen of reguliere sportlessen van de omringende scholen wordt niet beschouwd als evenement
Politiecodex: politiereglement goedgekeurd door de gemeenteraad op 31 oktober 2016, zoals gewijzigd inzonderheid Afdeling 5; in dit reglement worden gemeentelijke administratieve sancties opgelegd bij overtredingen
Artikel 3. – Evenementen
Het park en/of het prieel kan gebruikt worden voor evenementen van inwoners en organisaties die een duidelijke band hebben met Herk-de-Stad en/of er hun hoofdactiviteit hebben en/of er gevestigd zijn. Concreet:
- Inwoners van Herk-de-Stad
- Herkse verenigingen en clubs
- Herkse scholen
- Herkse horecazaken en bedrijven
Het evenement dient rekening te houden met de natuurlijke draagkracht van het park inzake:
- Opbouw en afbraak
- Opstelling van materialen: tenten, kraampjes, tapinstallaties, tafels & stoelen….
- Verwacht aantal bezoekers
De bepalingen uit de politiecodex zijn volledig van toepassing op alle evenementen die onder het prieel en/of in het park worden georganiseerd.
De beoordeling gebeurt door het college van burgemeester en schepenen, op een gemotiveerd advies van de administratie.
Artikel 4. – De aanvraag
De aanvraag dient te gebeuren via het evenementenloket, conform het fuifreglement.
De aanvraag wordt samen met de nodige adviezen steeds ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
De geplande activiteit kan slechts doorgaan na goedkeuringsbesluit van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 5. - De retributie
§1. Het evenement moet conform de Politiecodex minstens 6 weken op voorhand worden aangevraagd bij het evenementenloket en kan enkel doorgaan mits de voorafgaande toestemming van het College van Burgemeester en Schepenen.
§2. Voor het gebruik van het prieel, al dan niet samen met de centrale grasvlakte, is de volgende retributie verschuldigd:
- gratis indien er geen materiaal/stroom of water ter beschikking wordt gesteld;
- mits betaling van 100 euro met gebruik van materiaal, één elektriciteitsaansluiting (20 A) en/of wateraansluiting (max. 0,5 m³ waterverbruik).
De retributie wordt middels een factuur op naam van de aanvrager geheven;
De retributie dient uiterlijk één week voorafgaand aan het evenement betaald te worden aan het gemeentebestuur.
Indien het gemeentebestuur (mede)organisator is, is er geen retributie verschuldigd.
Indien de activiteit omwille van extreme weersomstandigheden niet kan doorgaan, is de retributie niet verschuldigd en wordt ze teruggestort. Tevens wordt een creditnota bezorgd aan de aanvrager.
Artikel 6. - Beschadigingen
De organisator is verantwoordelijk voor alle schade die aangericht is aan o.a. het prieel, de verhardingen, de grasvlakte, alsook aan bomen en struiken. Alle herstellingen zullen door of in opdracht van het gemeentebestuur worden uitgevoerd en worden doorgerekend naar de organisator.
Artikel 7. - Inwerkingtreding
Het reglement treedt in werking op 1 januari 2026 en loopt tot en met 31 december 2028.
Artikel 2.
Dit aangepaste reglement vervangt het bestaande reglement gebruik park en prieel Olmenhof zoals goedgekeurd op 16 december 2019.
Artikel 3.
Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 mee te delen aan de heer Provinciegouverneur terwijl een afschrift van deze beslissing ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan:
- Dienst Leefmilieu;
- Dienst Financiën;
- Afdelingshoofd Vrije Tijd;
- Dienst Burgerzaken;
- Dienst Jeugd/cultuur.