Gelet op artikel 41 van het decreet lokaal bestuur dat, onder voorbehoud van de toepassing van andere wettelijke of decretale bepalingen, aan de gemeenteraad de volheid van bevoegdheid toekent ten aanzien van alle aangelegenheden die tot de bevoegdheid van de gemeente behoren;
Dit betekent dat het college van burgemeester en schepenen over een toegewezen bevoegdheid beschikt, omschreven onder andere in artikel 56 van het decreet lokaal bestuur.
Overwegende dat artikel 41,9° van het decreet lokaal bestuur aan de gemeenteraad de bevoegdheid geeft om een deel van haar bevoegdheid te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen, dit door vast te stellen wat er onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan.
Overwegende dat de gemeenteraad in haar zitting van 13 mei 2013 haar goedkeuring gaf aan een reglement tot vaststelling van de bevoegdheden die aan het college van burgemeester en schepenen werden gedelegeerd door omschrijving van de categorieën 'verrichtingen van dagelijks bestuur'.
Bijkomend werd er in dit raadsbesluit categorieën van verrichtingen vastgesteld die vrijgesteld zijn van visumverplichting;
Visumverplichting is de in het decreet lokaal bestuur ingeschreven verplichting om beslissingen die in hun uitvoering een cashflow impliceren voor visum dienen voorgelegd te worden aan de financieel directeur;
Overwegende dat het voor de goede werking van het bestuur wenselijk is om bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks beheer met een geringe financiële impact vrij te stellen van de visumverplichting;
Beide soorten van bepalingen (dagelijks bestuur en vrijstelling visumverplichting) zijn erop gericht sneller handelen mogelijk te maken en een vorm van administratieve vereenvoudiging door te voeren;
Overwegende dat sinds het raadsbesluit van 2013 zowel de wetgeving (decreet lokaal bestuur, wet op de overheidsopdrachten, besluit in zake de beheers- en beleidscyclus, het bestuursdecreet, ....) als de organisatie grondig zijn veranderd en geëvolueerd;
Overwegende dat de organisatie geëvolueerd is door de integratie van gemeente en OCMW, door de invoering van een organisatiebeheersingssysteem, de jaarlijkse audits, ....
Overwegende dat dientengevolge een actualisatie zich opdringt zowel voor wat betreft de omschrijving van het begrip dagelijks bestuur als wat betreft het bepalen van de verrichtingen die van visumverplichting zijn vrijgesteld;
Overwegende dat de invulling van het begrip dagelijks bestuur en de vrijstelling van een visumverplichting voor gemeente en OCMW best worden gelijkgeschakeld; vanuit efficiënte overwegingen;
Overwegende dat wat betreft het begrip dagelijks bestuur voorgesteld wordt de regeling te vereenvoudigen door de omschrijving toe te spitsen op een toewijzing van de bevoegdheid van lastvoorwaarden voor overheidsopdrachten tot een drempelbedrag gelijk aan het drempelbedrag geformuleerd in de wet op de overheidsopdrachten voor het werken met een aanvaarde factuur, meer bepaald momenteel gesteld op 30 000EUR exclusief BTW;
Voor het overige wordt voor de verdeling van bevoegdheden tussen gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen in hoofdorde terug gevallen op de betrokken artikelen van het decreet lokaal bestuur (artt. 41 en 56);
Overwegende dat door het hanteren van dit drempelbedrag van de wet op de overheidsopdrachten en niet te kiezen voor een aparte regeling met eigen drempelbedragen, de herkenbaarheid verhoogd wordt en complexiteit vermeden; Met andere woorden er wordt gekozen voor administratieve eenvoud door niet nog eens een apart drempelbedrag in te voeren;
Overwegende dat wat betreft vrijstelling van visumverplichting in de Vlaamse regelgeving voor de aanstelling van personeel gekozen werd voor een strengere visering, los van het drempelbedrag omwille van het bijzonder risico dat hiermee gepaard gaat.
Overwegende dat voor een goede administratieve organisatie de raad de financiële grens gezien de financiële evolutie optrekt voor de verrichtingen die geviseerd moeten worden.
Overwegende dat voor vrijstelling verplichting de financieel directeur een gunstig advies geeft voor volgend voorstel:
Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41:
Behalve bij de uitdrukkelijke toewijzing van een bevoegdheid als vermeld in artikel 2, § 2, tweede lid, aan de gemeenteraad kan de gemeenteraad bij reglement bepaalde bevoegdheden toevertrouwen aan het college van burgemeester en schepenen.
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd:
.....
8° het vaststellen van wat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan;
....
10° het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten, tenzij:
a) de opdracht past binnen het begrip 'dagelijks bestuur', vermeld in punt 8°, waarvoor het college van burgemeester en schepenen bevoegd is;
Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 artikel 177, eerste lid:
'De financieel directeur staat in volle onafhankelijkheid in voor:
1° de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;'
en artikel 266:
'De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1°. Hij verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat.
De gemeenteraad bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur de controle, vermeld in het tweede lid, uitoefent. De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting.'
Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 artikel 99 (in voege vanaf 1 januari 2020) kunnen volgende categorieën van verrichtingen niet worden uitgesloten van de visumverplichting:
- De aanstelling van statutaire personeelsleden;
- De aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
- De aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer, behoudens in de volgende gevallen:
- Een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, paragraaf 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn;
- Een tewerkstelling ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden dan de werkgelegenheidsmaatregelen, vermeld in punt 1°, voor maximaal vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de voormelde wet, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van
de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
- De verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan 50.000 euro;
- De verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan 25.000 euro;
- De investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan 10.000 euro.
Gelet op de wet op de overheidsopdrachten van 17 juni 2016 en het KB van 18 april 2017 inzake plaatsing van overheidsopdrachten in klassieke sectoren, artikel 92:
'De overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan 30.000 euro zijn uitsluitend onderworpen aan :
1° de bepalingen van titel 1, met uitzondering van de artikelen 12 en 14;
2° de bepalingen inzake het personeel en materieel toepassingsgebied bedoeld in hoofdstuk 1 van titel 2.
Deze opdrachten kunnen tot stand komen via een aanvaarde factuur.'
Gelet op het positief advies van het M-team en de financieel directeur;
Gelet op artikel 99 van het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 waarin bepaald wordt welke categorieën van verrichtingen sowieso niet kunnen worden uitgesloten van de visumverplichting stel ik voor om verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kasstroom en een financiële verrichting tot gevolg hebben waarvan het
bedrag niet hoger is dan 10.000 EUR (exclusief btw) vrij te stellen van de visumverplichting. Voor weerkerende verbintenissen (verlengingen van overheidsopdrachten, huren, onderhoudscontracten,…) stel ik voor voor de aftoetsing van de verbintenis aan het bedrag van 10.000 euro excl. BTW rekening te houden met een forfaitaire looptijd van vier jaar.
Ik stel daarnaast voor, omwille van de administratieve eenvoud, geen verder onderscheid te maken tussen verschillende categorieën van verbintenissen (bv. exploitatie vs. investering).
Op deze wijze ligt de visumverplichting in lijn met de algemene teneur van het reglement tot administratieve eenvoud met de keuze van een drempelbedrag van 30.000 euro excl. BTW(= drempelbedrag aanvaarde factuur) voor de delegatie van raden naar college/vast bureau.
Wat betreft de termijn voor het aanleveren van het visum stel ik voor om de aanvraag tot visum te ontvangen ten minste 6 kalenderdagen voordat de beslissing tot verbintenis behandeld wordt binnen het bevoegde beleidsorgaan.
Advies ADV_20220218_015 van Ive Vanderlee van 02 maart 2022: Gunstig
Artikel 1.
Het begrip dagelijks bestuur wordt omschreven als volgt:
De overheidsopdrachten, met in begrip van het bepalen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden, zowel voor exploitatie - of investeringsuitgaven, voor zover grens bepaald in artikel 92 van de wet op de overheidsopdrachten met name de overheidsopdrachten van beperkte waarde - aanvaarde factuur, zijnde 30 000EUR niet wordt overschreden.
Artikel 2.
§ 1 Van visumverplichting worden uitgesloten:
De voorgenomen verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kasstroom en een financiële verrichting tot gevolg hebben, waarvan het
bedrag niet hoger is dan 10.000 EUR (exclusief btw); Voor weerkerende verbintenissen (verlengingen van overheidsopdrachten, huren, onderhoudscontracten,…) wordt voor de aftoetsing van de verbintenis aan het bedrag van 10.000 euro excl. BTW rekening gehouden met een forfaitaire looptijd van vier jaar.
§ 2 Het dossier dat ter visering wordt voorgelegd bevat alle stukken relevant voor de visering;
§ 3 Het visum wordt gegeven vooraleer de beslissing tot het aangaan van een verbintenis door het college van burgemeester en schepenen wordt genomen, minstens voor de verbintenis zelf tot stand komt;
§4 Bij weigering van het visum geeft de financieel directeur een uitdrukkelijke motivering;
§5 De financieel directeur beschikt over zes kalenderdagen voor het afleveren van een visum. Een agendapunt dat visum vereist kan maar effectief beslist worden mits deze termijn gerespecteerd wordt, tenzij in geval van hoogdringendheid.
Artikel 3.
Het besluit van de gemeenteraad van 13 mei 2013 houdende de goedkeuring van het reglement tot vaststelling van de bevoegdheden van de gemeenteraad die aan het college van burgemeester en schepenen worden gedelegeerd en tot vaststelling van de categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur die zijn vrijgesteld van de visumverplichting wordt opgeheven met ingang van 1 mei 2022, tevens ook de datum waarop dit reglement in werking treedt.
Artikel 4.
Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen een aangelegenheid die haar bij dit reglement werd toevertrouwd niettemin voor beslissing voor te leggen aan de gemeenteraad.
Artikel 5.
Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 286 tot en met 288 en artikel 330 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur, terwijl een afschrift van dit besluit ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan :
- de Dienst Financiën;
- de overige gemeentelijke diensten;